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Careers

Vendor Coordinator / Coordonnateur de fournisseur

Canada · Permanent · Professional

About The Position

The Vendor Coordinator works with Vendor Manager and Project Managers at many stages during clinical studies


This role will be perfect for you if:

  • Have a bachelor’s in science
  • Have good communication skills
  • Having an impact within a growing company with momentum motivates you. 


RESPONSIBILITIES


More specifically, the Vendor Coordinator must:

  • Schedules vendor meetings and produce meeting minutes.
  • Assists with managing key vendors as required
  • Reviews and negotiates vendor contracts; liaises with Legal department to coordinate legal review
  • Ensures vendor contract budgets are communicated to and agreed by Sponsor prior to sign off of the final vendor contract, and that contracted costs are communicated to Project team
  • Collaborates with all project team members to ensure study requirements are captured and represented in the vendor’s contractual documentation.
  • Ensures filing of all vendor related documents in the study eTMF.
  • Assists with providing vendors status updates to study team ensuring compliance with the study budget, project scope and timelines
  • In collaboration with the Vendor Manager, monitors contracts for compliance throughout the project lifecycle; prepares change order for out of scope services (renewal, prolongation of agreement, new services) for ongoing studies
  • In collaboration with Vendor Manager, works with all business units to resolve any vendors related issues
  • In collaboration with the Vendor Manager, assists with the review of review and sign-off on vendors invoices to ensure billing is appropriate based on the terms of the WO/CO of each project; works closely with Finances department to ensure invoices are processed in a timely manner

Requirements

Education

  • Bachelor’s in science.
  • Experience in clinical research and in the biotechnology, pharmaceutical, and/or CRO industry.

Experience 

  • Specialized graduate diploma in drug development is an asset

Knowledge and skills

  • Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug
  • Administration (FDA) regulations
  • Excellent knowledge of Microsoft Office suite
  • Bilingual (English and French) with excellent oral and written skills
  • Effective organizational and prioritization skills
  • Attention to detail and meet timelines.
  • Quick learner, good adaptability and versatile.
  • Strong organizational, communication, problem-solving and multi-tasking skills.
  • Ability to work in a team environment and establish good relationships with colleagues and vendors



 

Our company


The work environment 

 

At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities. 

 

In this position, you will be eligible for the following perks: 

  • Flexible work schedule 
  • Permanent full-time position 
  • Complete benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities) 
  • Offices near public transportation (Sherbrooke metro station or Saint-Laurent metro station) 
  • Possibility of working from home in accordance with company policies and public health directives 
  • Ongoing learning and development 

 

About Innovaderm 

 

Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe. 

 

Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request. 

 

Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada. 

Description FR

Le Coordonnateur de fournisseur travaille en étroite collaboration avec le Gestionnaire de fournisseur et les Gestionnaires de projet pour leur offrir un support à différentes étapes au cours des projets d’étude clinique.

Ce rôle sera parfait pour vous si :

  • Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en sciences
  • Vous avez de bonnes capacités de communication
  • Avoir un impact au sein d'une entreprise en pleine croissance et dynamique vous motive. 


RÉSPONSABILITÉS


Plus spécifiquement, le Coordonnateur de fournisseur:

  • Coordonne les réunions avec les fournisseurs et produit les procès-verbaux.
  • Aide à gérer les vendeurs clés tel que requis
  • Révise et négocie le contrat des fournisseurs; fait la liaison avec le département légal pour coordonner la révision légale
  • S’assure que les budgets à inclure dans les contrats des fournisseurs sont communiqués et approuvés par les Sponsors avant la signature du contrat du fournisseur, et que les couts contractés sont communiqués à l’équipe de projet
  • S’assure que tous les documents relatifs aux fournisseurs sont maintenus dans le eTMF de l’étude.
  • Assiste à fournir des mises à jour du statut des fournisseurs à l’équipe projet, s’assurant du respect du budget de l’étude, de la portée du projet et des échéanciers
  • En collaboration avec le Gestionnaire de fournisseur, aide à gérer et assurer le suivi de la conformité aux contrats au cours du cycle de vie du projet; prépare les commandes rectificatives pour les services out of scope des études en cours (renouvellement, prolongation de l’entente, nouveaux services)
  • Travaille en collaboration avec le Gestionnaire de fournisseur et toutes les unités opérationnelles pour résoudre les problèmes reliés aux fournisseurs
  • En collaboration avec le gestionnaire de fournisseur, assiste à la revue et l’approbation des factures des fournisseurs pour s’assurer que la facturation est appropriée selon les termes du WO/CO de chaque projet; collabore étroitement avec le département des finances pour s’assurer que les factures soient traitées promptement

Requirements FR

Éducation 

  • Baccalauréat en Sciences.
  • Le DESS en développement du médicament est un atout.


Expérience 

  • Expérience en recherche clinique dans un contexte de biotechnologie, de pharmaceutiques ou dans un environnement CRO.


Aptitudes et connaissances 

  • Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques et de la réglementation applicable de Santé Canada et de la Food and Drug Administration (FDA)
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office
  • Bilingue (français et anglais), excellentes capacités orales et écrites
  • Compétences en priorisation des tâches et bonne capacité organisationnelle
  • Porte une attention aux détails et au respect des échéanciers.
  • Reconnu pour sa capacité à apprendre rapidement, son sens de l’adaptation et sa polyvalence.
  • Démontre un excellent sens de l’organisation, de la communication et de la gestion de problème.
  • Habileté à travailler en équipe et à établir de bonnes relations avec ses collègues et fournisseurs

Our company FR

NOTRE ENTREPRISE 

 

L’environnement de travail  

 

Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.  

 

Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes : 

  • Flexibilité sur l’horaire 
  • Poste permanent à temps plein 
  • Gamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales) 
  • Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke) 
  • Possibilité de travail à la maison en fonction des politiques de l’entreprise et des directives de la santé publique 
  • Formation et développement continu 

 

À propos d’Innovaderm 

 

Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe. 

 

Innovaderm s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé. 

Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada. 

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. 

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