Proposal & Contracts Manager / Gestionnaire de proposition & de contrats
About The Position
The Proposal and Contract Manager manages all phases of the proposal development process in response to requests for proposals (RFP) from Innovaderm’s clients, as well as all contractual aspects of a project lifecycle.
This role will be perfect for you if:
- You have a strong foundation and understanding of clinical research in a global environment.
- You have excellent command of English grammar, spelling, and composition as well as writing, editing, and oral communication;
- You want to use your experience and knowledge of the proposal development process to have an impact in a fast-growing company.
- You are looking for a work environment that is dynamic and collaborative.
RESPONSIBILITIES
More specifically, the Proposal and Contract Manager must:
- Lead the request for proposal (RFP) response activities in all stages, including RFP launch meetings, RFI responses and internal requests for CRO, vendor, and clinical fees.
- Analyze assigned opportunities based on the information received from the business development (BD) group, the synopsis, RFP documentation and in-house data. Based on analysis, prepares initial timelines, assumptions and estimates and obtains final and/or pending information necessary for completing the proposal response.
- Prepare the financial estimate of the proposal using the budgeting tool and seeks input on estimated hours from subject matter experts within the CRO group. Responsible for the finalization of the proposal budget, timelines and scope. Responsible for completing Sponsor- specific bid grid when required.
- Prepare and finalize assigned proposal documents and consult with the broader BD team for strategy and content. Responsible for gathering the required information from contributors to include in the proposal document and for finished product.
- Prepare Start-up agreements (SUA) upon project award.
- Prepare Full scope work orders (FSWO) and estimates based on protocol and final scope. Obtains final timelines, assumptions/scope, hours, passthrough costs and clinical fees from the project team.
- Prepare out of scope estimates throughout the project lifecycle based on estimated hours and fees from the project team and prepare change orders (CO) when necessary.
- Propose improvements on the proposal and contract processes and the budgeting tools used.
- Produce high-caliber, well-structured finished written products from a variety of source inputs.
- Produce submission-ready proposals and agreements.
- Provide status to leadership on the timeliness, progress, quality, and any major issues or risks for all active assignments.
Requirements
IDEAL PROFILE
Education
- Bachelor degree in Science or Business in a relevant discipline.
- A Master’s degree is an asset.
Experience
- Minimum of 2 years successful experience in clinical research in the biotechnology, pharmaceutical, or CRO industry, including experience and excellent understanding of CRO operations and financial project management;
Knowledge and skills
- Experience with RFPs, RFIs, RFQs, Bid grids, etc.;
- Excellent command of English grammar, spelling, and composition as well as writing, editing, and oral communication;
- Must be able to write persuasive narrative material, draft error-free, timely proposals, and provide clear explanations of technical requirements;
- Strong mastery of Excel and proficiency in Word and PowerPoint applications;
- Excellent organizational skills and ability to manage concurrent priorities in a fast paced and evolving environment;
- Detailed oriented and can manage multiple priorities at the same time
- Excellent interpersonal skills;
- Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug Administration (FDA) regulations/guidelines.
Our company
The work environment
At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.
In that position, you will be eligible for the following perks:
- Remote work options
- Flexible work schedule
- Benefits package (medical, dental, vision, vacation, personal days, virtual medical clinic)
- Ongoing learning and professional development in a thriving and growing business
About Innovaderm
Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe.
Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.
Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.
Description - Fr
Le gestionnaire de proposition et de contrats gère toutes les phases du processus de développement des proposition en réponse aux demandes de propositions des clients d'Innovaderm, ainsi que tous les aspects contractuels du cycle de vie d'un projet.
Ce rôle sera parfait pour vous si :
- Vous avez une base solide et une bonne compréhension de la recherche clinique dans un environnement mondial.
- Vous avez un excellent niveau en grammaire, en orthographe et en composition anglaise, ainsi qu'en rédaction, en édition et en communication orale ;
- Vous souhaitez utiliser votre expérience et vos connaissances du processus de développement de propositions pour avoir un impact dans une entreprise en pleine croissance.
- Vous recherchez un environnement de travail dynamique et collaboratif.
RESPONSABILITÉS
Plus précisément, le gestionnaire des propositions et des contrats doit :
- Diriger toutes les étapes des réponses provenant des demandes de proposition, incluant le lancement des réunions, les réponses aux demandes de renseignements ainsi que les demandes internes de frais cliniques pour le CRO et les fournisseurs.
- Analyser les opportunités assignées en fonction des informations provenant du groupe de développement commercial, du synopsis, des données internes et de la documentation fournie dans la demande de proposition. Sur la base de l'analyse, prépare les échéanciers initiaux, les hypothèses et les estimations et obtient les informations finales et/ou en attente nécessaires pour finaliser la réponse à la proposition.
- Préparer l'estimation financière de la proposition à l'aide de l'outil budgétaire et solliciter des commentaires sur les heures estimées auprès des experts en la matière au sein du groupe CRO. Responsable de la finalisation du budget, des délais et de la portée de la proposition. Responsable de compléter la grille de soumission commanditaire-spécifique au besoin.
- Préparer et finaliser les documents de proposition assignés et consulter l'équipe élargie du développement commercial pour déterminer la stratégie et le contenu. Responsable de collecter auprès des contributeurs les informations requises à inclure dans le document de proposition et du produit fini.
- Préparer les contrats de démarrage lors de l’attribution du projet.
- Préparer les bons de travail et les estimations basées sur le protocole et la portée finale. Obtenir de l'équipe de projet les échéanciers finaux, les hypothèses/portée, les heures, les coûts indirects et les frais cliniques.
- Préparer les estimations « out of scope » tout au long du cycle de vie du projet en fonction des heures et des frais estimés par l'équipe de projet et préparer les changements au contrat lorsque nécessaire.
- Proposer des améliorations sur les processus de proposition et contractuel ainsi que sur les outils budgétaires utilisés.
- Produire des documents écrits bien structurés et de haute qualité à partir d'une variété de sources.
- Produire des propositions et des contrats prêts-à-soumettre.
- Fournir au leadership un statut sur la rapidité, les progrès, la qualité et tout problème ou risque majeur sur tous les dossiers assignés.
Profil recherché
PROFIL IDÉAL
Éducation
- Baccalauréat dans une discipline pertinente;
- Une maîtrise est un atout;
Expérience
- Minimum de 2 ans d'expérience notoire en recherche clinique dans l'industrie biotechnologique, pharmaceutique ou CRO, y compris une expérience et une excellente compréhension des opérations CRO et de la gestion de projets financiers;
Aptitudes et connaissances
- Expérience avec les demandes de proposition et d’information, les questionnaires (RFP, RFI, RFQ), les grilles de soumission, etc.;
- Excellente maîtrise de la grammaire, l'orthographe, la composition, la rédaction et la révision anglaise ainsi que de la communication orale;
- Doit être en mesure de rédiger des textes narratifs convaincants, de rédiger des propositions rapides et sans erreur et de fournir des explications claires sur les exigences techniques;
- Excellente maîtrise d'Excel et bonne maîtrise des applications Word et PowerPoint;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités simultanées dans un environnement en évolution rapide;
- Orienté vers les détails et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
- Excellentes compétences interpersonnelles;
- Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques et des règlements/directives applicables de Santé Canada et de la FDA.
Notre entreprise
L’environnement de travail
Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.
Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :
- Télétravail
- Flexibilité sur l’horaire;
- Gamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales);
- Formation et développement continu.
À propos d’Innovaderm
Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.
Innovaderm s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.
Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
