Administrative Agent / Agent(e) administrative
About The Position
The Administrative Agent is mainly responsible for providing administrative support to the clinical research unit.
This role will be perfect for you if:
- You have an interest in clinical research and administration
- You are detail oriented
- You want to work in a collaborative environment
More specifically, the Administrative Agent must:
- Ensure that the required administrative material and other office supplies are available;
- Place supplies orders, request quotes and follow up with different vendors;
- Order lunches for new employee integrations and internal meetings with sponsors, partners and clients;
- Lead all archiving tasks of the organization;
- Provide administrative support to the medical secretaries and other departments;
- Replace the medical secretaries and receptionists to ensure business continuity for planned or unplanned absences;
- Greet individuals entering Innovaderm’s office while at the reception;
- Ensure visitors are signing in the visitor log and are always accompanied and/or identified;
- Write the agendas and minutes of the meetings in which he/she participates;
- Participate in the monitoring of certain KPIs data;
- File and maintain various CRU training documents;
- Verify invoices;
- Understand the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally;
- Support the organization in other administrative activities.
Requirements
Education
- Secondary school diploma or vocational studies;
Experience
- Experience working at a reception, in administration, in a pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset;
Knowledge and skills
- Good communication skills in French and English;
- Intermediate knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint);
- Fast learner, attention to details, good adaptability and autonomy;
- Ability to prioritize different assignments and to work on several tasks at the same time;
- Interest in sciences and clinical research
- Autonomy and likes teamwork
Our company
The work environment
At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.
In this position, you will be eligible for the following perks:
- Flexible work schedule
- Permanent full-time position
- Complete benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
- Offices near public transportation (Sherbrooke metro station or Saint-Laurent metro station)
- Ongoing learning and development
About Innovaderm
Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe.
Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.
Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.
Description - Fr
L'Agent Administratif est principalement responsable d’offrir un soutien administratif à l’équipe de recherche clinique.
Ce rôle est parfait pour vous si :
- Vous avez un intérêt pour la recherche clinique et l'administration.
- Vous êtes orienté(e) vers les détails.
- Vous souhaitez travailler dans un environnement collaboratif.
Plus précisément, l'agent administratif doit :
- Veiller à ce que le matériel administratif requis et autres fournitures de bureau soient disponibles ;
- Passer des commandes de matériel, demander des devis et assurer le suivi avec différents fournisseurs ;
- Commander des repas pour les intégrations de nouveaux employés et les réunions internes avec les commanditaires, partenaires et clients ;
- Mener toutes les tâches d'archivage de l'organisation ;
- Offrir un soutien administratif aux secrétaires médicales et aux autres départements ;
- Remplacer les secrétaires médicales et les réceptionnistes pour assurer la continuité des affaires en cas d'absences planifiées ou imprévues ;
- Accueillir les personnes entrant dans les bureaux d'Innovaderm tout en étant à la réception ;
- S'assurer que les visiteurs signent le registre des visiteurs et sont toujours accompagnés et/ou identifiés ;
- Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions auxquelles il/elle participe ;
- Participer au suivi de certaines données des KPI ;
- Classer et maintenir divers documents de formation de l’équipe de recherche clinique ;
- Vérifier les factures ;
- Comprendre les principes et processus pour offrir un excellent service à la clientèle en interne et en externe ;
- Soutenir l'organisation dans d'autres activités administratives.
Profil recherché
Éducation
- Diplôme d’étude secondaire ou diplôme d’étude professionnel
Expérience
- Expérience de travail à la réception, dans l'administration, dans un environnement pharmaceutique et/ou CRO sera considérée comme un atout ;
Connaissances et compétences
- Bon niveau de communication en français et en anglais ;
- Connaissance intermédiaire de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ;
- Capacité d'apprentissage rapide, souci du détail, bonne capacité d'adaptation et autonomie ;
- Capacité à établir des priorités entre les différentes tâches et à travailler sur plusieurs tâches en même temps ;
- Intérêt pour les sciences et la recherche clinique
- Autonomie et esprit d'équipe
Notre entreprise
L’environnement de travail
Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.
Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :
- Flexibilité sur l’horaire
- Poste permanent à temps plein
- Gamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
- Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)
- Formation et développement continu
À propos d’Innovaderm
Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.
Innovaderm s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.
Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
